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在OA办公系统中如何进行表单字段权限控制

点击: 次  来源: 时间:2017-03-13

  在OA办公系统中,可否能明确控制发起人及审批人针对单据上控件字段哪些是不可查看的,哪些是可查看的,哪些是可编辑的呢?可否设置某些内容为必填项,如不填写则不可提交呢?

  可以使用华天动力OA系统工作流中的字段读写属性。

  字段读写属性指的是在html表单中,可对表单中的字段进行权限控制,可根据审批人岗位职责的差异来设定人员字段读写权限。如控制当前节点人员对字段的可见、可写及必填的设置。

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  字段读写属性适用于哪种情况?接下来我们共同看一下应用场景。

  财务室中电话连续不断,只听艾雪(出纳)在给各位借款、报销的人讲解如何正确填写单据并核实单子内容,艾雪(出纳)心想这样长期以往不是办法,于是给信息部拨通电话,寻求帮助。

  “您好,我是财务部的艾雪,我这里有个问题想请教下您,您看能否借助OA帮我解决下。”艾雪(出纳)问道。

  “您好,是艾雪啊,我是姜程(信息部经理),您有什么问题请讲吧。”这边是信息部姜程(信息部经理)接的电话。

  “我这里经常能接到大家打电话咨询如何填写财务单据的问题,特别是新员工,不知道应该填写哪些地方,每次都打电话来问,我想可否能固定下他们应该填写哪些位置,或是在单据下面写个说明也行。还有,我这里收到的报销单、借支单等有些内容他们经常拉下,比如有的甚至将报销和借款的金额都忘记填写了,这样我收到单子都需要逐一核实,能否可以让他们必须填写,不填写就不让提交呢?”

  “很惭愧,这个应该是我们做的工作不到位。”姜程(信息部经理)道:“在OA系统里面确实可以实现您想要的功能,叫做字段读写属性,此功能可以控制每个审批节点或发起节点针对单子上的哪些内容是可以查看、可以编辑的以及必填。比如您刚才说的发起人可以填写哪些位置,我们就可以给他设置成可编辑,对于不需要填写的位置设置成可见即可,这样填写单据的时候就不必在问您哪些是要填写的了;对于必须填写的项目我们可设置成必填,这样也可避免您逐一核实了。”

  “非常感谢姜程(信息部经理)啊,您解决了我一大问题啊,那您稍后有时间可以帮我设置下财务对应的单据吗?”

  “可以的,没有问题。”

  那么,华天动力OA系统中字段读写属性又是如何实现的呢?

  下面我们说明下字段读写属性的使用方法和展现效果。

  1. 首先进入到流程设置页面,可在各个流程节点上依次设置读写属性,我们先设置申请开始节点的读写属性。点击申请开始节点,右键选择读写属性菜单。

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  2. 进入设置字段读写属性画面以后,可看到在主表字段设置中会有待选字段、可见字段、可写字段三列,其中待选字段内会显示此单所有的表单控件;可见字段,是从待选字段中选择到可见字段内的,是需要当前节点可以查看到的控件;可写字段是从可见字段选择到可写字段中的,是需要当前节点编辑的控件。如果某些控件是必填项,则在可写字段内选中对应的控件,点击设置必填按钮,则此控件会显示红色,则为必填项。

  如下图,我们设置申请开始节点对所有的控件都是可见的,对除了审批以外的控件都是可写的,并设置了借支事由和金额是必填项,设置之后保存。

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  3. 我们在以一个审批人的节点看些读写属性设置。如下图,点击部门经理节点右键读写属性,我们将所有的控件都设置此节点可见,但是只让部门经理可以在“审批”控件中写内容,我们就设置“审批”控件为可写。

  但是请注意:如果控件中用了审批人意见或是审批人签名的控件时,则在读写属性的下方会出现签名及意见宏人员设置的内容,我们将对应控件的当前步骤人员选择到已选人员中去即可。如下图的宏控件字段名选择“审批”控件,在当前步骤人员中的申请人的直属岗位级别3选择到已选人员中。这样选择以后对此控件可写的人才能往此控件中写意见或是签名,不然无法写入。

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  4. 还有一种情况则是单据中除了主表字段以外还有明细表字段。对于明细表字段读写属性的设置方法同主表字段的设置方法。如图:我们以工作日报为例,在字段读写属性中切换到明细表字段设置页签,设置明细表的读写属性。先选择要设置读写属性的明细表名字,然后根据需要勾选允许添加和删除明细表行,将此明细表的可见可写字段设置好后,在酌情设置可写的必填项即可。

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  5. 下面看下使用效果。起草借支单,默认看到红框部分内的文字都是可以编辑项目(除了默认生成的内容之外),如果没有填写必填的借支事由和金额,直接点了发送按钮,则系统会提示借支事由、金额为必填项,不允许发送。待所有填写完毕后才可正常发出。

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  6. 在以审批人刘晓宇(办公室主任)的帐号登录,看下审批人的可见、可写内容。首先刘晓宇(办公室主任)可对单据上的内容都可见,如图我们可以看到王英(行政秘书)填写的内容,其次刘晓宇(办公室主任)可对“审批”控件部分签名,在点击同意以后其签名可以在单据上显示。

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  7. 明细表的使用效果如下:勾选了允许删除和允许添加以后可在明细表上添加和删除行;设置明细表可见和可写之后可查和编辑被授权的控件。

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